Welke faciliteiten zijn belangrijk bij een vergaderlocatie?

Een zaal die past bij jouw groep

De eerste vraag bij elke zakelijke bijeenkomst is simpel: hoeveel mensen komen er? Een zaal die te groot is, voelt leeg en onpersoonlijk. Een zaal die te klein is, zorgt voor gedoe en onrust.

Let ook op de opstelling. Dezelfde zaal heeft een andere capaciteit bij theater dan bij carré of u vorm. Vraag daarom altijd naar de capaciteit per opstelling en niet alleen naar het maximum.

Komaen heeft drie vergaderzalen, zodat je kunt kiezen op groepsgrootte. In het overzicht hieronder zie je de belangrijkste gegevens per zaal.

Heb je een grotere groep? Dan kunnen De Schouw en Buitenzicht worden gecombineerd. Dat betekent niet automatisch dat elke opstelling geschikt is voor 160 personen. De indeling stemmen we per programma met je af. Zo weet je vooraf wat wel en niet kan.

Techniek die gewoon werkt

Niemand wil in een vergadering vijf minuten zoeken naar een verbindingswachtwoord. Goede wifi is daarom een basisvoorwaarde. Check ook of er hulpmiddelen aanwezig zijn waarmee je je verhaal kunt vertellen.

Bij Komaen kun je gebruikmaken van wifi, een flipover, draadloze microfoons en audiovisuele middelen. Denk aan een presentatie voor veertig collega's. Met een draadloze microfoon hoeft niemand te vragen of je iets wilt herhalen. Je loopt door de zaal en iedereen verstaat je.

De flipover lijkt ouderwets, maar hij blijft handig. Bij een brainstorm schrijf je ideeën op en hang je de vellen om je heen. Zo blijft alles zichtbaar tijdens de hele sessie.

Vraag bij elke locatie ook hoe de techniek wordt voorbereid. Een zaal met apparatuur is mooi, maar het gaat erom dat jij er zonder zorgen mee aan de slag kunt.

De juiste opstelling voor je doel

Wat je wilt bereiken, bepaalt hoe de zaal eruit moet zien. Een flexibele locatie kan meerdere opstellingen aan: theater, carré, u vorm, cabaret, blok en klas.

Een paar voorbeelden uit de praktijk maken dit duidelijk. Bij een presentatie voor een grote groep werkt theater of cabaret goed. Iedereen kijkt naar voren en je kunt snel schakelen. Een overleg met een vaste groep van twaalf mensen vraagt om carré of blok. Dan zien deelnemers elkaar en kan iedereen meepraten.

Geef je een workshop of cursus? Dan is een opstelling met tafels en schrijfruimte prettig. Een trainingslocatie biedt bij dit soort bijeenkomsten de ruimte en rust om te leren.

Een goede locatie denkt mee over de indeling. Dat scheelt jou voorbereidingstijd.

Eten en drinken op dezelfde locatie

Een vergadering van een halve dag eindigt vaak met een lunch. Een vergadering die doorloopt, eindigt met een borrel of diner. Als je daarvoor moet verhuizen naar een andere plek, verlies je tijd en energie.

Bij Komaen combineer je lunch, borrel en diner op dezelfde locatie. Het dinercafé zit op hetzelfde terrein. Voor groepen zijn er onder meer broodlunch, shared lunch, driegangen keuzediner, barbecue en shared dinner.

Een shared lunch is bij veel groepen favoriet. Gerechten gaan over tafel en het gesprek komt vanzelf op gang. Dat is precies wat je wilt na een inhoudelijke ochtend.

Komaen gebruikt zoveel mogelijk lokale producten. Denk aan barbecuevlees van Vers Vlees Boerderij Polsdonk, eieren van Lekker'nei en tomaten van Kwekerij Smulders. Dat proef je terug op het bord. Of zoals wij zeggen: hier proef je het leven.

Bereikbaarheid en parkeren

Een mooie zaal helpt niet als deelnemers te laat binnenkomen. Controleer dus hoe de locatie bereikbaar is en waar mensen hun auto kwijt kunnen.

Komaen ligt in Spoordonk bij Oirschot, in het groene hart van Noord Brabant. De locatie is goed bereikbaar vanuit Eindhoven, Tilburg en Den Bosch. Gasten parkeren gratis op het eigen terrein, met 100 gratis parkeerplekken. Dat is prettig als je met een grotere groep komt. Een vergaderruimte met gratis parkeren scheelt namelijk gedoe met parkeermeters en zoeken naar een plek.

Rijden collega's elektrisch? Er zijn twee laadpalen voor vier elektrische auto's. Dat is handig bij een hele dag vergaderen. Op het dak liggen bovendien 154 zonnepanelen, iets wat steeds meer bedrijven waarderen.

Ruimte om even naar buiten te stappen

Een lange vergadering vraagt om een pauze. Een locatie met alleen een gang en een koffieautomaat helpt daar niet bij. Frisse lucht en een ander uitzicht geven je hoofd even rust.

Buitenzicht en De Schouw hebben een eigen terras. In de pauze loop je zo naar buiten, zonder door een druk restaurant te hoeven. 't Kabinet heeft geen eigen terras. Voor kleine groepen is dat prima, maar houd er rekening mee als buiten pauzeren belangrijk voor je is.

Het buitenterrein is 4,5 hectare groen. Dat geeft ruimte om te wandelen of een gesprek in tweetallen te voeren. Dat werkt vaak beter dan eindeloos doorpraten aan tafel.

Wil je na de vergadering iets doen met het team? Dan kun je een vergadering met teambuilding combineren. Komaen heeft onder meer de Pitch&Putt Golfbaan, voetgolf, E Choppers en een VR Escape Game. Bij 90% van de activiteiten draait het om teamwork. Een ochtend vergaderen en een middag samen golfen geeft een team vaak meer energie dan nog een uur discussiëren.

Praktische zaken die vaak vergeten worden

Naast de zaal zelf zijn er details die je pas opmerkt als ze misgaan. Eén daarvan is de betaling. Bij Komaen betaal je per pin of contant. Voor zakelijke bijeenkomsten kan het ook op factuur. Creditcards worden niet geaccepteerd. Weet je dat vooraf, dan sta je er niet mee voor schut.

Een tweede punt is de sfeer. Een vergaderlocatie met gastvrije medewerkers maakt een bijeenkomst prettiger. Komaen investeert daarom in training van medewerkers, onder meer met 'Gast is Koning'. Het doel is dat gasten zich welkom voelen vanaf de eerste koffie.

Een derde punt is de afstemming vooraf. Een goede locatie vraagt naar je programma, je groepsgrootte en de wensen voor eten en drinken. Dat voorkomt verrassingen op de dag zelf.