Een congres organiseren vraagt om een locatie waar ruimte, techniek, catering en bereikbaarheid goed op elkaar aansluiten. Bij KOMAEN in Oirschot zijn verschillende zalen beschikbaar voor congressen van verschillende omvang.
Afhankelijk van het aantal deelnemers en de opzet van het congres kunnen verschillende ruimtes en zaalopstellingen worden gebruikt. De zalen kunnen bovendien worden gecombineerd wanneer het programma bestaat uit een plenair gedeelte en kleinere sessies.
Naast de zalen zijn er mogelijkheden voor audiovisuele ondersteuning, koffie en thee, lunch, borrel en diner. De verschillende ruimtes voor vergaderen kunnen daarbij worden ingezet voor afzonderlijke sessies of onderdelen van het congresprogramma.
Zo kunnen ontvangst, presentaties, pauzes, verschillende sessies en horeca gedurende het congres op dezelfde locatie plaatsvinden.
Bekijk hier de zalen
Welke invulling krijgt jouw congres?
Geen congresprogramma is hetzelfde. Bij de ene bijeenkomst staat één plenair programma centraal, terwijl bij een ander congres meerdere sprekers, presentaties of afzonderlijke sessies gedurende de dag worden afgewisseld. De indeling van de congreslocatie moet daarom aansluiten op het programma dat je wilt organiseren.
Bij KOMAEN kan vooraf worden gekeken naar het verwachte aantal bezoekers, de verschillende programmaonderdelen en de ruimtes die daarvoor nodig zijn. Zo ontstaat een indeling waarbij bezoekers zich gedurende de dag logisch door het programma kunnen bewegen.
Welke vorm het beste past, hangt niet alleen af van het aantal bezoekers. Ook de duur van het congres, het aantal sprekers, eventuele deelsessies en de gewenste momenten voor pauze en catering bepalen welke indeling praktisch is.
Van ontvangst tot afsluiting op één congreslocatie
Een congres begint niet pas wanneer de eerste spreker het woord neemt. Ook de ontvangst van bezoekers, pauzemomenten, eventuele wisselingen tussen ruimtes en de afsluiting bepalen hoe de dag verloopt. Daarom is het belangrijk om bij de organisatie naar het volledige programma te kijken.
Door deze onderdelen vooraf op elkaar af te stemmen, kan rekening worden gehouden met de benodigde ruimtes en de momenten waarop bezoekers zich binnen de locatie verplaatsen. Dat is vooral belangrijk wanneer verschillende programmaonderdelen elkaar gedurende de dag opvolgen.
Plenaire sessies en kleinere groepen combineren
Bij een congres kan een groot gedeelte van het programma gezamenlijk plaatsvinden, terwijl deelnemers later worden verdeeld over kleinere groepen. In dat geval is niet alleen de capaciteit van de grootste zaal belangrijk, maar ook de mogelijkheid om verschillende ruimtes binnen hetzelfde programma te gebruiken.
KOMAEN beschikt over verschillende ruimtes die afhankelijk van het programma afzonderlijk of gecombineerd kunnen worden ingezet. Daardoor kan één congres gedurende de dag verschillende vormen aannemen zonder dat bezoekers voor ieder programmaonderdeel naar een andere locatie hoeven.
Zaalopstelling afstemmen op het congresprogramma
De opstelling van een zaal bepaalt hoe bezoekers naar een presentatie kijken, met elkaar communiceren en door de ruimte bewegen. Een congres waarbij vooral sprekers en presentaties centraal staan vraagt daarom om een andere inrichting dan een programma waarin deelnemers regelmatig met elkaar werken.
Afhankelijk van de ruimte en het aantal deelnemers zijn verschillende opstellingen mogelijk, waaronder theater, carré, U-vorm, cabaret, blok en klas. Bij het samenstellen van het congresprogramma kan per ruimte worden bepaald welke indeling het beste aansluit.
Voor een keynote of centrale presentatie ligt een theateropstelling bijvoorbeeld voor de hand. Bij kleinere interactieve sessies kan juist een opstelling worden gekozen waarbij deelnemers elkaar beter kunnen zien en met elkaar kunnen overleggen.
Presentatietechniek voor sprekers en sessies
Wanneer meerdere sprekers of presentaties onderdeel zijn van het congres, moet vooraf duidelijk zijn welke technische voorzieningen nodig zijn. Daarbij kan het gaan om beeld en geluid voor een centrale presentatie, maar ook om apparatuur in een ruimte waar een afzonderlijke sessie plaatsvindt.
Wanneer voor het congres uitgebreidere audiovisuele apparatuur nodig is, kan dit vooraf worden besproken. Aanvullende techniek kan waar nodig in overleg extern worden verzorgd. Door technische wensen vooraf door te geven, kan de inrichting van de ruimtes hierop worden afgestemd.
Ruimte voor pauzes en netwerken
Een congres bestaat niet alleen uit het inhoudelijke programma. Tussen presentaties en sessies door hebben bezoekers tijd nodig om iets te drinken, met andere deelnemers te spreken of zich voor te bereiden op het volgende programmaonderdeel.
Door deze momenten bewust in de planning op te nemen ontstaat er meer rust in het programma. Een koffiepauze, lunch of borrel kan tegelijkertijd functioneren als netwerkmoment, terwijl de zalen worden voorbereid voor het volgende onderdeel.
Bij een congres dat meerdere uren of een volledige dag duurt, kunnen deze momenten daarom net zo belangrijk zijn voor de planning als de presentaties zelf.
Catering gedurende het congres
Eten en drinken kunnen gedurende de hele congresdag onderdeel zijn van het programma. De mogelijkheden voor eten en drinken kunnen worden afgestemd op het aantal bezoekers, de duur van het congres en de geplande pauzemomenten.
Bij het maken van de planning kan rekening worden gehouden met de tijd die bezoekers nodig hebben voor ieder eet- of drinkmoment. Zo sluiten catering en inhoudelijke programmaonderdelen op elkaar aan en hoeft de groep gedurende de dag niet naar een andere locatie te vertrekken.
Congreslocatie centraal in Noord-Brabant
Wanneer bezoekers vanuit verschillende plaatsen naar een congres komen, spelen bereikbaarheid en parkeren een belangrijke rol. KOMAEN ligt aan de Spoordonkseweg in Oirschot en is bereikbaar vanuit onder andere Eindhoven, Tilburg en 's-Hertogenbosch.
Dat is vooral praktisch wanneer deelnemers niet allemaal vanuit dezelfde plaats komen. Bezoekers die afzonderlijk met de auto reizen kunnen direct bij de congreslocatie parkeren, waardoor geen aparte parkeerlocatie of vervoer tussen parkeerplaats en congreslocatie nodig is.
Jouw congres bij KOMAEN organiseren
Bij de aanvraag is het handig om niet alleen het verwachte aantal bezoekers en de gewenste datum door te geven, maar ook hoe het programma ongeveer wordt opgebouwd. Denk daarbij aan een plenair gedeelte, het aantal sessies, gewenste zaalopstellingen, technische voorzieningen en cateringmomenten.
Op basis daarvan kan worden bekeken welke ruimtes en indeling bij het congres passen. Wil je de mogelijkheden eerst bespreken? Bel dan met 0499 - 57 36 71.
Veelgestelde vragen over onze congreslocatie
Welke soorten congressen kunnen bij KOMAEN worden georganiseerd?
De mogelijkheden hangen af van het aantal bezoekers en de gewenste programmaopbouw. Er kan bijvoorbeeld worden gewerkt met één plenair programma of met een combinatie van een gezamenlijk programma en afzonderlijke sessies in kleinere groepen.
Kunnen we meerdere ruimtes gebruiken tijdens een congres?
Ja. Afhankelijk van de groepsgrootte en het programma kunnen verschillende ruimtes worden ingezet. Hierdoor kan een plenair onderdeel worden gecombineerd met kleinere sessies gedurende dezelfde congresdag.
Welke zaalopstellingen zijn mogelijk?
Afhankelijk van de gekozen ruimte zijn onder andere theater, carré, U-vorm, cabaret, blok en klas mogelijk. De gewenste opstelling wordt afgestemd op het aantal deelnemers en het programmaonderdeel dat in de ruimte plaatsvindt.
Welke techniek is beschikbaar voor presentaties?
Er zijn onder andere LCD-schermen, draadloze microfoons en wifi beschikbaar. Wanneer uitgebreidere audiovisuele apparatuur nodig is, kan vooraf worden besproken welke aanvullende techniek nodig is.
Kan catering onderdeel zijn van het congres?
Ja. Het programma kan worden gecombineerd met onder andere koffie en thee, pauzemomenten, lunch, borrel, buffet en diner. De catering kan worden afgestemd op de planning van het congres.
Is er ruimte voor een netwerkborrel na het congres?
Ja. Na het inhoudelijke programma kan een borrel of ander gezamenlijk eet- en drinkmoment worden ingepland. Hierdoor kan de afsluiting op dezelfde locatie plaatsvinden.
Is er gratis parkeergelegenheid voor congresbezoekers?
Ja. Bij KOMAEN in Oirschot is ruime gratis parkeergelegenheid aanwezig. Ook zijn er laadpalen voor elektrische auto's.
Welke informatie hebben jullie nodig voor een congresaanvraag?
Geef bij voorkeur de gewenste datum, het verwachte aantal bezoekers en een globale programma-indeling door. Vermeld daarnaast eventuele wensen voor afzonderlijke sessies, zaalopstellingen, presentatietechniek en catering.
Interesse?
Vraag een reservering aan
Neem via een van onderstaande mogelijkheden contact met ons op