Hoe organiseer je een succesvolle strategiesessie?

Bepaal eerst welke beslissing je wilt nemen

Begin met één simpele vraag. Welke keuze moet er aan het einde van de dag liggen? Zonder helder doel wordt een strategiesessie of andere zakelijke vergadering snel een gesprek over alles en niets.

Schrijf het doel op in één zin. Bijvoorbeeld: we kiezen drie speerpunten voor het komende jaar. Of: we bepalen hoe we een nieuwe doelgroep gaan benaderen. Zo'n zin helpt je bij elke keuze die daarna komt, van deelnemers tot programma.

Maak ook duidelijk wat niet op tafel ligt. Dagelijkse zaken, zoals roosters of lopende klachten, horen er meestal niet bij. Zet die op een aparte lijst en bespreek ze op een ander moment. Zo blijft de groep bij de lange termijn.

Een voorbeeld uit de praktijk: een installatiebedrijf wil weten of het de komende jaren groeit in onderhoud of in nieuwbouw. Dat is een scherpe vraag met twee richtingen. Het team kan er een hele dag serieus over praten en er een besluit over nemen.

Kies de juiste mensen en bereid ze voor

Nodig bewust uit. Een strategiesessie werkt het best met mensen die mee kunnen beslissen of de plannen straks uitvoeren. Bij een groep van vijf tot vijftien mensen komt iedereen aan het woord. Wordt de groep groter, dan werk je met subgroepen.

Neem ook iemand uit de uitvoering mee. Een medewerker die dagelijks met klanten praat, ziet dingen die het management mist. Die inbreng levert vaak de meest praktische ideeën op.

Stuur een week van tevoren een korte voorbereiding rond. Zet daarin het doel, het programma en twee of drie vragen om over na te denken. Voeg eventueel een paar cijfers toe, zoals omzet of klanttevredenheid. Houd het kort, anders leest niemand het.

Kies verder een gespreksleider. Dat is bij voorkeur iemand die geen eigen belang heeft bij de uitkomst. Is die er niet, spreek dan af dat de directeur de eerste helft vooral luistert. Dat voorkomt dat de hoogste stem de sessie bepaalt.

Kies een plek die ruimte geeft om na te denken

Een andere plek helpt je team om anders te denken. Op de eigen werkvloer trekt de inbox na tien minuten weer aan iedereen. Op een externe locatie is er rust en ruimte voor de grote lijnen.

Komaen in Spoordonk ligt in het groene hart van Brabant. Rond het gebouw ligt 4,5 hectare groen. Dat is prettig als je tussendoor even wilt wandelen of in tweetallen wilt praten. Gasten parkeren gratis op het eigen terrein, dus niemand hoeft te zoeken naar een plek.

Komaen heeft drie vergaderzalen in Oirschot met elk een eigen sfeer en groepsgrootte. In het overzicht hieronder zie je per zaal de capaciteit en de oppervlakte.

De capaciteit hangt af van de opstelling. Voor een kleine directiesessie past 't Kabinet goed. Is je groep groter, dan kijk je naar Buitenzicht of De Schouw. De Schouw en Buitenzicht kunnen ook worden gecombineerd. Dat betekent niet dat elke opstelling dan geschikt is voor een heel grote groep. Overleg daarom vooraf hoe jouw programma eruitziet, dan wordt de indeling daarop afgestemd.

Voor een strategiesessie werkt een carré of u vorm vaak goed, omdat iedereen elkaar kan zien. Wil je in subgroepen aan de slag, dan is een cabaretopstelling handig. Wifi, een flipover, draadloze microfoons en audiovisuele middelen zijn aanwezig.

Komt je team uit de regio Eindhoven, Tilburg of Den Bosch? Dan is Komaen goed bereikbaar. Voor teams uit Eindhoven is het een prima vergaderruimte voor de regio Eindhoven zonder dat je een hele dag kwijt bent aan reistijd.

Bouw een programma met afwisseling

Een goede strategiesessie bestaat niet uit acht uur praten in dezelfde opstelling. Wissel denken, bespreken en kiezen af. Een eenvoudige indeling werkt vaak het best.

In de ochtend kijk je terug en rond je de huidige situatie af. Wat gaat goed, wat niet en wat verandert er in de markt? Houd dit deel kort en feitelijk. Na de lunch ga je naar de toekomst. Werk dan in subgroepen aan twee of drie richtingen en laat elke groep haar keuze presenteren.

Het laatste uur is voor beslissen. Zet de opties naast elkaar en kies er een paar. Het is beter om drie duidelijke prioriteiten te hebben dan tien wensen.

Soms is een activiteit tussendoor een goed idee. Bij Komaen kun je de sessie uitbreiden met teambuilding tijdens je vergadering. Bij ongeveer 90 procent van de activiteiten draait het om samenwerking. Dat sluit goed aan op een sessie waarin een team samen keuzes maakt.

Denk bijvoorbeeld aan Pitch&Putt. Negen holes duren ongeveer anderhalf uur en je hebt geen ervaring nodig. Bij een Texas Scramble speel je in teams van vier. Dat is een luchtige manier om na een zware middag weer te lachen. Bij een bedrijfsuitje in Oirschot horen bijvoorbeeld voetgolf, elektrische choppers of een VR Escape Game.

Ook het eten hoort bij het programma. Lunch, borrel en diner zijn op dezelfde locatie te combineren. Dat scheelt verplaatsen en houdt de groep bij elkaar. Heeft iemand een allergie, geef dat dan vooraf door. Komaen heeft geen allergenenkeuken, dus overleg dit ruim van tevoren.

Zorg dat de plannen na de sessie blijven leven

Het echte werk begint na de sessie. Zonder opvolging verdwijnen de afspraken binnen twee weken in de waan van de dag.

Leg aan het eind van de dag per keuze vast wie het oppakt en wanneer het klaar is. Dat is een naam en een datum, geen vage afspraak. Een actie zonder eigenaar gebeurt meestal niet.

Stuur binnen twee werkdagen een kort verslag rond. Zet daar de keuzes in, de acties en de volgende stappen. Een foto van de flipovers is een prima aanvulling, maar vervangt het verslag niet.

Plan meteen een vervolgmoment, bijvoorbeeld na vier tot zes weken. Dan bekijk je wat er is gebeurd en wat moet worden bijgesteld. Dat kan een kort overleg van een uur zijn. Het gaat erom dat het onderwerp op de agenda blijft staan.

Een praktisch voordeel voor zakelijke gasten: bij Komaen kun je bij zakelijke bijeenkomsten op factuur betalen. Zo loopt de administratie na de sessie niet vast.