Waarom het aantal personen alleen niet genoeg is
Een zaal heeft een oppervlakte in vierkante meters en een capaciteit in personen. Die twee horen bij elkaar, maar alleen bij een bepaalde opstelling. Bij Komaen hangt de capaciteit van elke vergaderzaal af van hoe je de tafels en stoelen neerzet.
Neem Buitenzicht, een zaal van 60 m² voor 20 tot 70 personen. Zet je daar twintig mensen aan een u vorm, dan heeft iedereen royaal ruimte. Zet je er zeventig in rijen, dan zit de groep dicht op elkaar. Het is dezelfde zaal, maar de ervaring is totaal anders.
Daarom is de vraag niet alleen hoeveel mensen er komen. Ook belangrijk is wat ze gaan doen. Luisteren naar een presentatie vraagt minder ruimte dan notuleren, laptops gebruiken of in groepjes werken.
Zo beïnvloedt de opstelling de ruimte per persoon
Bij Komaen kies je uit theater, carré, u vorm, cabaret, blok en klas. Elke opstelling heeft een eigen ruimtebehoefte.
Theater
Theater is de zuinigste opstelling. Je zet alleen stoelen in rijen, gericht op een scherm of spreker. Dat werkt voor een korte presentatie of een kennissessie. Voor schrijven of werken met een laptop is het te krap.
Klas
Bij klas staan de tafels in rijen, allemaal naar voren gericht. Iedereen heeft een eigen werkplek voor notities en laptop. Geef je een training, dan helpt een trainingslocatie met genoeg ruimte om tafels, stoelen en looproutes goed te verdelen. Een klasopstelling vraagt wel merkbaar meer vloer dan theater.
U-vorm en carré
Een u vorm en een carré vragen nog meer ruimte. Je zet de tafels in een vorm met een open midden. Iedereen kan elkaar zien, en dat is fijn voor overleg en discussie. Het open midden kost echter ruimte en je krijgt er minder mensen mee in dezelfde zaal.
Cabaret en blok
Cabaret en blok zijn handig voor groepswerk. Bij cabaret zitten deelnemers aan kleine tafels, half naar voren gericht. Bij blok staan de tafels samen tot één grote werkplek. Beide opstellingen werken goed voor workshops en werksessies. Reken wel op extra ruimte om tussen de tafels te lopen.
Ruimte per deelnemer in de drie zalen van Komaen
Hieronder zie je hoe de drie vergaderzalen zich tot elkaar verhouden. De aantallen gelden voor verschillende opstellingen.
| Zaal | Oppervlakte | Aantal personen | Eigen terras |
|---|---|---|---|
| 't Kabinet | 30 m² | 5 tot 15 | Nee |
| Buitenzicht | 60 m² | 20 tot 70 | Ja |
| De Schouw | 110 tot 190 m² | 36 tot 150 | Ja |
Een rekenvoorbeeld maakt het concreet. In 't Kabinet heeft elke deelnemer bij 5 personen ruim 6 m² tot zijn beschikking. Bij 15 personen is dat nog 2 m². Voor een werkoverleg van acht mensen zit je er dus lekker ruim. In een compacte meetingroom met wifi en flipover houd je het overleg bovendien kort en bondig.
Voor grotere groepen kun je De Schouw en Buitenzicht combineren. Zoek je een seminarlocatie voor een grote groep, dan geeft dat veel extra ruimte. Dat betekent niet dat elke opstelling geschikt is voor 160 personen. De indeling stemmen we per programma met je af.
Meer dan stoelen: wat er nog meer ruimte vraagt
Stoelen en tafels zijn maar een deel van de ruimtevraag. Denk ook aan alles wat er verder in de zaal staat of gebeurt.
Een presentatie vraagt om een scherm, een flipover of audiovisuele middelen. Bij Komaen zijn wifi, flipover, draadloze microfoons en audiovisuele middelen beschikbaar. Die apparaten hebben een plek nodig, en de sprekers ook. Als je met zestig mensen presenteert, wil je dat iedereen het scherm goed kan zien.
Ook looproutes tellen mee. Mensen moeten naar het toilet kunnen, koffie kunnen halen en zonder gedoe weer op hun plek komen. Een zaal die op papier net past, voelt in de praktijk vaak te vol.
Denk verder aan de rest van de dag. Wil je na de vergadering lunchen, een borrel drinken of dineren, dan kan dat bij Komaen op dezelfde locatie. Buitenzicht en De Schouw hebben bovendien een eigen terras. Pauzes buiten geven binnen meer ruimte om te verzetten, en een frisse neus helpt de concentratie. Een voorbeeld: een groep van dertig doet de ochtend een training in de zaal en luncht daarna op het terras. Zo blijft de zaal rustig en kan alles alvast worden klaargezet.
Zo kies je de juiste zaal voor jouw groep
Wil je niet te krap en niet te ruim zitten? Loop dan deze stappen door.
Begin met het doel
Begin met het doel. Is het een presentatie, een werksessie of een training? Een zakelijke bijeenkomst met een korte presentatie vraagt iets anders dan een dag brainstormen. Het doel bepaalt de opstelling, en de opstelling bepaalt de ruimte.
Tel alle aanwezigen mee
Tel daarna eerlijk mee. Komen er alleen deelnemers, of ook sprekers, gasten en iemand van de organisatie? Een groep van 18 wordt snel 22. Dat verschil bepaalt of je in 't Kabinet of in Buitenzicht terechtkomt.
Kies de passende opstelling
Kies dan de opstelling die bij het doel past. Wil je alleen informeren, dan volstaat theater. Moet er geschreven, gediscussieerd of samengewerkt worden, kies dan klas, u vorm, carré, cabaret of blok. Reken op meer ruimte per persoon dan je op het eerste gezicht denkt.
Laat voldoende ruimte over
Laat tot slot ruimte over. Een zaal die voor driekwart gevuld is, werkt prettiger dan een zaal die tot de nok toe vol zit. Twijfel je tussen twee zalen, kies dan de grotere. Bij een kleine groep in een grote zaal kun je de opstelling altijd compacter maken. Andersom lukt dat niet.
Ruimte die past bij jouw vergadering
De juiste hoeveelheid ruimte hangt dus af van drie dingen: het aantal deelnemers, de opstelling en wat er verder in de zaal gebeurt. Het getal op de zaalpagina is een goed startpunt, maar het vertelt niet het hele verhaal.
Een vergaderzaal kiezen bij Komaen?
In onze drie vergaderzalen in Spoordonk stem je de opstelling, lunch en borrel op elkaar af. Je vertelt ons het aantal personen en het doel, en wij denken mee over de zaal en de indeling die het best past. Zo zit iedereen straks op zijn gemak, midden in het groene hart van Noord Brabant.
Veelgestelde vragen over ruimte per deelnemer
Kan ik De Schouw en Buitenzicht combineren voor een grote groep?
Ja, dat kan. De twee zalen zijn te combineren voor grotere groepen. Dat betekent niet automatisch dat elke opstelling geschikt is voor 160 personen. We stemmen de indeling per programma af, zodat de ruimte per deelnemer klopt.
Welke zaal past bij een kleine groep van acht personen?
Voor een kleine groep is 't Kabinet de logische keuze. Deze zaal van 30 m² is bedoeld voor 5 tot 15 personen. Met acht mensen heb je dus ruim de ruimte. De zaal heeft geen eigen terras.
Verandert de opstelling het aantal personen dat in een zaal past?
Ja. De capaciteit van elke zaal hangt af van de opstelling. Je kiest uit theater, carré, u vorm, cabaret, blok en klas. In een theateropstelling passen meestal meer mensen dan in een u vorm of klas, omdat die laatste meer tafelruimte vragen.
