Hoe organiseer je een effectieve heidag?

Begin met één duidelijk doel

Vraag jezelf eerst af wat er na afloop anders moet zijn, want net als bij elke vorm van zakelijk vergaderen buiten kantoor begint alles bij het resultaat. Misschien wil je een plan voor het komende jaar. Of twee afdelingen moeten beter samenwerken. Ook een kennismaking met nieuwe collega's is een prima doel.

Kies één hoofddoel en hooguit één bijdoel. Wie alles tegelijk wil, haalt meestal niets echt binnen. Het doel bepaalt daarna bijna alles: de groepsgrootte, de ruimte, de volgorde van het programma en de activiteit.

Neem een team van twaalf collega's dat een jaarplan wil maken en elkaar beter wil leren kennen. Dan ligt een ochtend werken en een middag samen iets doen voor de hand. Een team van zestig mensen dat vooral energie wil opdoen, heeft juist meer aan een korte opening en veel beweging.

Praat het doel door met een paar collega's. Zij weten vaak beter dan jij waar het in de praktijk wringt. Deel het doel daarna met alle deelnemers. Vertel ook wat ze vooraf moeten voorbereiden en wie de dag leidt. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht.

Kies een locatie die bij het programma past

Een heidag op kantoor loopt zelden goed af. Er komt altijd een telefoontje, een mailtje of een collega die even iets vraagt. Een andere plek helpt iedereen om echt los te komen van het werk.

Let bij de keuze op de ruimte en op wat er buiten de zaal te doen is. Komaen heeft drie zalen. 't Kabinet is geschikt voor 5 tot 15 personen en heeft 30 m². Buitenzicht biedt plek aan 20 tot 70 personen op 60 m² en heeft een eigen terras. De Schouw past bij 36 tot 150 personen en is 110 tot 190 m² groot, ook met een eigen terras.

De capaciteit hangt af van de opstelling. Voor een discussie kies je een carré of u vorm. Wil je in groepjes werken, dan past een cabaretopstelling. Voor grotere groepen kun je De Schouw en Buitenzicht combineren. Dat betekent niet dat elke opstelling dan voor elke groepsgrootte werkt, dus de indeling stem je per programma af.

Wil je werken en samen iets doen op één plek, dan is een vergaderlocatie met teambuilding op eigen terrein erg handig. Je hoeft niet te reizen tussen de werksessie en de activiteit. Er zijn wifi, een flipover, draadloze microfoons en audiovisuele middelen aanwezig. Het buitenterrein is 4,5 hectare groen, dus een wandeling tussendoor is zo geregeld.

Bouw een programma met ritme

Een heidag werkt het best als inspanning en ontspanning elkaar afwisselen. Begin rustig met ontvangst en koffie. Houd de opening kort en noem direct het doel van de dag. Plan daarna een eerste werkblok, zolang de aandacht nog vers is.

Na de lunch is de energie vaak lager. Dat is het moment voor beweging of een activiteit buiten. Sluit af met een borrel of diner. Dan praten collega's op een ontspannen manier na over wat ze hebben gedaan.

Hieronder zie je een voorbeeld van een dag. De onderdelen kun je naar wens aanpassen aan je eigen doel:

Bij Komaen kun je lunch, borrel en diner op dezelfde locatie combineren. Dat scheelt reistijd en gedoe. Je kiest bijvoorbeeld een shared lunch of een Brabants buffet. Ook streetfood en barbecue zijn mogelijk. Bij de barbecue komt het vlees van Vers Vlees Boerderij Polsdonk, een lokale leverancier uit de buurt.

Plan na elk werkblok een korte pauze. Laat ook ruimte in het schema voor een uitloper. Gesprekken die goed lopen, wil je niet afkappen.

Kies een activiteit die het team echt verbindt

Een activiteit is geen bijzaak. Hier ontstaat vaak het contact dat een vergadering niet geeft. Bij Komaen draait het bij 90% van de activiteiten om teamwork, dus je team moet het samen doen.

Pitch&Putt is een goede keuze voor gemengde groepen. Je speelt 9 of 18 holes en je hebt geen ervaring nodig. Bij een Texas Scramble speel je in teams van vier, zodat ook beginners prima meekomen. Voor wie het sportiever wil, is er bubbelvoetbal. Dat duurt een uur en is bedoeld voor 15 tot 28 personen. Het is alleen te boeken in combinatie met een andere activiteit of culinaire invulling.

Wil je liever een uitstapje, dan is er het arrangement bij Abdij Koningshoeven. Je maakt een huifkartocht en een excursie met ontvangst en lokaal product. Op maandag is er geen excursie. Zoek je een bredere invulling, dan past een bedrijfsuitje in Oirschot goed bij de heidag.

Denk bij de keuze aan je team. Houdt een groot deel niet van sporten? Kies dan een spelshow zoals Ik Hou Van Holland. Die is vooral gezellig en vraagt weinig conditie. Een mix van werk en spel werkt meestal het best.

Regel de praktische zaken vooraf

Een heidag staat of valt met de details. Bepaal ruim van tevoren hoeveel mensen er komen. Dat bepaalt de zaal, de opstelling en de keuze voor de activiteit. Let ook op minimale groepsgroottes, want sommige activiteiten hebben een ondergrens.

Vraag je deelnemers tijdig naar eventuele allergieën. Bij Komaen is eten mogelijk als je de allergie vooraf doorgeeft. Er is wel geen allergenenkeuken. Bij de barbecue zijn vegetarische en halal items beschikbaar.

Ook de reis is belangrijk. Komaen heeft een eigen parkeerplaats met gratis parkeren voor gasten. Er zijn twee laadpalen voor vier elektrische auto's. De locatie is goed bereikbaar vanuit Eindhoven, Tilburg en Den Bosch. Voor een zakelijke bijeenkomst kun je op factuur betalen. Creditcards worden niet geaccepteerd.

Stuur deelnemers een week van tevoren een korte mail. Zet daarin de starttijd, het adres, het programma en wat ze moeten meenemen. Vraag bij buitenactiviteiten ook om gepaste kleding en schoenen. Dat voorkomt een hoop vragen op de dag zelf.